Merancang Pelatihan
Written by Judithia A. Wirawan, Psi., M.Psych (Org)
Pernahkah Anda diminta untuk merancang sebuah pelatihan untuk sebuah perusahaan? Jika Anda belum pernah melakukan hal ini, barangkali Anda akan bertanya-tanya, bagaimana caranya Anda memulai rancangan Anda? Apakah Anda mulai dengan mengumpulkan materi-materi pelatihan yang sudah ada di pasaran dan kemudian menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan? Jika iya, dari mana Anda tahu apa kebutuhan perusahaan? Jika Anda sudah tahu kebutuhan perusahaan, apakah Anda yakin bahwa pelatihan yang Anda rancang merupakan pilihan yang terbaik?
Tulisan ini dimaksudkan untuk memberikan ilustrasi mengenai langkah-langkah merancang suatu pelatihan dari nol. Untuk mempermudah ilustrasi, contoh kasus berikut ini akan digunakan: Anda diminta untuk merancang pelatihan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja (occupational health and safety/ OHS) bagi para manajer dan karyawan sebuah hotel. Mengingat keterbatasan budget, klien Anda meminta agar Anda merancang pelatihan yang seekonomis mungkin dari segi waktu maupun sumber daya.
TRAINING NEED ANALYSIS
Training need analysis sebaiknya dilakukan pada tiga tingkatan analisis:
Tingkatan Organisasi: Analisis di tingkat ini berusaha mengetahui apa tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan juga apakah ada cukup “buy-in” di dalam organisasi untuk memastikan bahwa perbaikan yang ingin dicapai dapat terjadi. Dalam contoh kasus ini, tujuan utama perusahaan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja adalah untuk memastikan adanya lingkungan kerja yang aman dan sehat sehingga karyawan dapat bekerja dengan kondisi kesehatan fisik maupun mental yang optimal. Tujuan utama ini didasari oleh beberapa pemikiran, antara lain sebagai berikut:
Legalitas: Untuk memenuhi tuntutan legal dan menghindarkan adanya sanksi dari pemerintah jika perusahaan tidak memenuhi standar keamanan dan kesehatan di tempat kerja.
Efisiensi: Untuk mengurangi biaya yang terbuang karena adanya kecelakaan atau kondisi lain yang tidak sehat/ aman di tempat kerja. Tingkat kecelakaan yang tinggi juga bisa mempengaruhi keadaan SDM secara umum, misalnya mempengaruhi banyaknya karyawan yang mengundurkan diri dari perusahaan, absen, atau mengajukan protes.
Untuk memperoleh informasi seperti di atas, pihak perancang pelatihan dapat mengadakan kegiatan seperti wawancara atau Focus Group Discussion (FGD) dengan peserta dari pihak manajemen perusahaan. Metode temu muka seperti ini akan sangat bermanfaat dalam mengumpulkan informasi mengenai sikap dan buy-in pihak manajemen, karena kesuksesan pelatihan baik dari segi pelaksanaan maupun hasilnya akan tergantung pada ada atau tidaknya dukungan dari pihak manajemen. Pertanyaan yang dapat diajukan dalam wawancara atau FGD antara lain:
Apakah visi dan target perusahaan dari segi kesehatan dan keselamatan kerja?
Apakah ada tugas atau tanggung jawab karyawan yang perlu diubah untuk dapat memenuhi target ini? Jika iya, perubahan apakah yang dibutuhkan?
Apakah sikap karyawan di tempat kerja dalam hal kesehatan dan keselamatan kerja perlu diubah?
Hal-hal apa sajakah yang bisa menimbulkan resiko kesehatan/ keselamatan di tempat kerja? Bagaimana cara perusahaan mengontrol resiko tersebut?Apakah ada langkah-langkah yang perlu diketahui semua karyawan dalam rangka melakukan kontrol tersebut?
Tingkatan Operasional: Tingkatan ini berkaitan dengan job requirement. Untuk mengumpulkan informasi mengenai Knowledge, Skills dan Attitudes (KSAs) yang dibutuhkan oleh perusahaan, pihak perancang pelatihan dapat melakukan kegiatan antara lain: melakukan analisis terhadap job description yang sudah ada, membagikan kuesioner, dan observasi. Mengingat tingginya biaya serta waktu yang dibutuhkan untuk wawancara atau FGD, kedua kegiatan ini hanya perlu dilakukan di tingkat operasional untuk pekerjaan yang dianggap sangat penting. Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkatan ini antara lain:
Apa sajakah tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu?
Apakah ada perubahan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan sehubungan dengan adanya perubahaan kebijakan di tingkat organisasi dalam bidang kesehatan dan keselamatan di tempat kerja? Jika iya, perubahaan apakah itu?
Ketrampilan dan pengetahuan apa sajakah yang perlu dimiliki karyawan agar dapat memenuhi tugas dan tanggung jawabnya secara kompeten tanpa resiko terhadap kesehatan dan keselamatan?
Tingkatan Individu: Analisis di tingkat ini akan difokuskan pada KSA yang dibutuhkan oleh individu. Karyawan membutuhkan pelatihan baik untuk prestasi pribadi dan juga untuk memenuhi tuntutan pekerjaan (yang pada akhirnya akan mempengaruhi karir seperti kenaikan gaji atau promosi). Data SDM yang sudah ada mengenai pelatihan yang telah diikuti karyawan sebelumnya dapat digabungkan dengan hasil survei untuk mengetahui kesenjangan antara target perusahaan (dalam kasus ini di bidang kesehatan dan keselamatan kerja) dengan KSA karyawan yang telah dicapai selama ini. Pertanyaan yang bisa diajukan di tingkatan individu antara lain:
Ketrampilan dan pengetahuan apa saja yang sudah dimiliki karyawan?
Pelatihan apa saja yang sudah diikuti masing-masing karyawan?
Cara pelatihan seperti apa yang paling dapat memenuhi kebutuhan individu karyawan? Pelatihan di ruang kelas, pelatihan di tempat kerja, atau metode lain? Apakah lebih baik menggunakan pelatih dari luar atau dari dalam perusahaan? Apakah pelatihan sebaiknya dilakukan di dalam atau di luar jam kerja?
Apakah ada karyawan yang mempunyai keterbatasan bahasa sehingga pelatihan perlu dilakukan dalam bahasa tertentu?
ALTERNATIF SOLUSI
Selain pelatihan, ada alternatif-alternatif solusi lain yang dapat dipertimbangkan untuk mencapai target yang diinginkan perusahaan berdasarkan training need analysis. Alternatif tersebut antara lain:
Job redesign: Dilakukan dengan mengevaluasi posisi-posisi yang ada di perusahaan dan mengidentifikasi posisimana yang memiliki resiko tinggi dalam hal kesehatan atau keselamatan kerja (misalnya dalam contoh kasus perusahaan berupa hotel, pembersih jendela memiliki resiko yang lebih tinggi dibandingkan dengan petugas kebersihan dalam gedung). Jika memungkinkan, posisi-posisi yang memiliki resiko paling tinggi didesain ulang untuk meminimalkan resiko tersebut, misalnya dengan memberikan waktu istirahat yang lebih sering sehingga karyawan tidak mengalami kecelakaan karena kelelahan. Contoh lain adalah dengan memanfaatkan ilmu ergonomik untuk mendesain lingkungan kerja yang dapat meminimalkan resiko dalam hal kesehatan dan keselamatan kerja, misalnya mendesain sabuk pengaman yang mudah dan nyaman digunakan sehingga karyawan mau dan mampu menggunakannya tanpa perlu pelatihan terlebih dahulu.
Merekrut karyawan yang tepat: Sebagai salah satu alternatif, perusahaan dapat merekrut calon karyawan yang sudah pernah menjalani pelatihan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja sehingga perusahaan dapat menghemat biaya pelatihan (dengan asumsi calon karyawan tersebut tetap memenuhi persyaratan lainnya).
Alat bantu untuk karyawan baru: Untuk membantu karyawan baru mempelajari prosedur keselamatan kerja yang diterapkan perusahaan, mereka bisa diberi alat bantu berupa checklist atau instruksi yang direkam secara audio berisi hal-hal yang wajib dilaksanakan untuk memastikan keselamatan di tempat kerja, misalnya checklist untuk petugas kebersihan dalam gedung hotel antara lain terdiri dari: memasang tanda “licin” ketika mengepel lantai supaya tamu tidak terpeleset, mengenakan sarung tangan karet ketika menggunakan bahan kimia yang keras untuk membersihkan kamar mandi, dst.
Menciptakan/ memodifikasi kebijaksan perusahaan: Untuk memastikan karyawan mengikuti prosedur keselamatan kerja yang berkaitan dengan kewajiban hukum (misalnya mengenakan sabuk pengaman bagi supir perusahaan), perusahaan dapat menciptakan/ memodifikasi kebijakan perusahaan yang terkait sehingga karyawan lebih termotivasi untuk menaati hukum tersebut.
Untuk menentukan apakah pelatihan atau salah satu alternatif di atas akan lebih efektif dari segi biaya, perusahaan dapat melakukan langkah-langkah berikut ini:
Menghitung biaya serta keuntungan yang didapatkan dari pelatihan
Menghitung biaya serta keuntungan yang didapatkan dari alternatif yang lain dan membandingkannya dengan biaya/ keuntungan dari pelatihan
Beberapa contoh konkret yang dapat mengilustrasikan hal ini:
Contoh 1: Perusahaan ingin memastikan bahwa semua petugas kebersihan mengikuti prosedur keselamatan kerja. Biaya pelatihan untuk semua karyawan baru akan sangat tinggi (termasuk antara lain tetap menggaji karyawan walaupun mereka tidak bekerja selama mengikuti pelatihan dan juga biaya pelatihan itu sendiri), sementara biaya untuk mencetak checklist jauh lebih murah. Keuntungan dari pengadaan pelatihan adalah 99% dari seluruh karyawan baru akan mengikuti prosedur keselamatan kerja yang ditetapkan. Namun checklist pun dapat memastikan 96% success rate karena checklist merupakan alat bantu yang mudah dimengerti dan karyawan tidak ada alasan untuk tidak mengikutinya. Maka dalam kasus ini, checklist merupakan pilihan yang lebih baik dibandingkan dengan pelatihan.
Contoh 2: Karena adanya undang-undang baru di bidang keselamatan kerja, para manajer di perusahaan wajib memahami dan melaksanakan undang-undang baru tersebut. Biaya pelatihan bagi seluruh manajer termasuk tinggi, sementara biaya untuk mengubah kebijakan perusahaan yang terkait jauh lebih rendah. Undang-undang baru ini cukup rumit sehingga para manajer yang diminta membaca sendiri kebijakan perusahaan yang baru hanya dapat melaksanakan 50% dari prosedur yang diminta, sementara pelatihan dapat memastikan bahwa 95% para manajer dapat melaksanakannya. Mengingat sangsi dari pemerintah cukup tinggi jika perusahaan tidak menaati undang-undang baru ini, keuntungan untuk mengadakan pelatihan akan terasa jauh lebih tinggi dibandingan dengan alternatif lainnya.
METODE PELATIHAN
Jika perusahaan memutuskan bahwa pelatihan merupakan solusi yang terbaik untuk meningkatkan kinerja karyawan di bidang kesehatan dan keselamatan di tempat kerja, pertanyaan selanjutnya adalah metode pelatihan apakah yang akan digunakan?
Pelatihan di Ruang Kelas
Salah satu metode pelatihan yang paling sering dipilih oleh perusahaan adalah pelatihan di ruang kelas. Pelatihan semacam ini bisa dipilih untuk keperluan pelatihan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja jika target pelatihan memenuhi kriteria berikut ini:
Resiko tinggi jika karyawan tidak berhasil menguasai topik pelatihan ini (baik dari segi sanksi legal, kecelakaan yang mungkin terjadi, atau yang lainnya).
Jumlah peserta relatif sedikit (tidak semua karyawan perlu mengikuti pelatihan ini).
Pelatihan mencakup ketrampilan yang memerlukan latihan berulang-ulang.
Salah satu area yang memenuhi kriteria di atas adalah pelatihan P3K. Dalam kasus ini, pelatihan dapat dilakukan dengan struktur sebagai berikut:
Tujuan pelatihan: Para peserta pelatihan dapat menjadi kompeten dalam memberikan P3K di tempat kerja. Kompetensi ini mencakup kemampuan untuk:
menganalisis apakah suatu keadaan dapat dianggap darurat
memanggil pertolongan termasuk ambulans
memeriksa orang sakit atau luka
mencatat pengobatan P3K yang diberikan pada pasien
menggunakan isi kotak P3K
melakukan prosedur CPR (cardio-pulmonary resuscitation)
mengenali berbagai penyakit dan kecelakaan yang mungkin terjadi di tempat kerja serta mengetahui P3K yang dapat dilakukan untuk masing-masing kasus
Metode pelatihan: Pelatihan di ruang kelas dengan fasilitator dari luar perusahaan (fasilitator ini haruslah merupakan pengajar P3K yang disetujui oleh pemerintah).
Lamanya pelatihan: 18 jam.
Peserta: 1 karyawan per 50 orang karyawan dengan maksimum 15 peserta per sesi pelatihan.
Apakah perlu pelatihan ulang bagi peserta yang telah lulus: Ya (setiap 3 tahun sekali).
Belajar Mandiri
Metode belajar mandiri dapat digunakan target pelatihan memenuhi kriteria berikut ini:
Resiko tidak terlalu tinggi jika karyawan tidak berhasil menguasai topik pelatihan ini (baik dari segi sanksi legal, kecelakaan yang mungkin terjadi, atau yang lainnya).
Jumlah peserta relatif banyak (semua karyawan perlu mengikuti pelatihan ini).
Pelatihan lebih banyak mencakup pengetahuan dan tidak terlalu banyak mencakup ketrampilan.
Salah satu area yang memenuhi criteria di atas adalah pelatihan mengenai Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja. Dalam kasus ini, pelatihan dapat dilakukan dengan struktur sebagai berikut:
Tujuan pelatihan: Para peserta dapat mengenali bahaya-bahaya kesehatan/ keselamatan di tempat kerja (seperti bahan kimia, listrik, kegiatan mengangkat barang berat, terpeleset/ jatuh, suara yang terlalu keras, dan bekerja di tempat tinggi) serta meminimalkan efek negative dari bahaya-bahaya tersebut dengan cara menerapkan prosedur keselamatan. Kompetensi ini mencakup kemampuan untuk:
mengenali berbagai bahaya kesehatan/ keselamatan di tempat kerja
melaporkan adanya bahaya-bahaya tersebut
menjelaskan simbol-simbol yang terkait dengan kesehatan/ keselamatan kerja (misalnya simbol aliran listrik tegangan tinggi)
mengikuti prosedur kerja untuk meminimalkan resiko yang ada (termasuk cara mengangkat beban berat, mengatasi suara yang terlalu keras, bahaya bahan kimia, penggunaan alat-alat listrik, dan bahaya jatuh dari tempat tinggi) sehingga setiap karyawan dapat menjalankan pekerjaannya dengan tetap menjaga kesehatan serta keselamatan di tempat kerja
mengikuti prosedur untuk menggunakan, menyimpan, serta merawat alat-alat pelindung pribadi (seperti sarung tangan karet untuk menghindari bahaya bahan kimia)
Metode pelatihan: Belajar mandiri dengan materi pelajaran disediakan melalui intranet perusahaan. Karyawan diberikan akses log in dan mereka wajib menyelesaikan pelatihan ini dalam jangka waktu tertentu (misalnya: 1 bulan).
Lamanya pelatihan: 4 jam (yang harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan tadi).
Peserta: Semua karyawan.
Apakah perlu pelatihan ulang bagi peserta yang telah lulus: Ya (setiap 3 tahun sekali).
EVALUASI PELATIHAN
Evaluasi apakah pelatihan telah terlaksana secara efektif dapat dilakukan dengan menggunakan model yang dikembangkan oleh Kirkpatrick. Menurut model ini, ada empat tingkatan evaluasi sebagai berikut:
Tingkatan Reaksi: Menangkap reaksi peserta terhadap program pelatihan secara umum. Melanjutkan contoh kasus sebelumnya, mtode evaluasi yang dapat digunakan untuk tingkatan in adalah sebagai berikut:
Untuk pelatihan P3K: Reaksi peserta diperoleh dengan menggunakan kuesioner yang diisi peserta di akhir pelatihan. Fasilitator juga sebaiknya diminta memberikan reaksinya terhadap program pelatihan karena fasilitator dapat memberikan masukan mengenai hal-hal apa yang sudah cukup baik dalam program pelatihan, bagaimana respon peserta selama jalannya pelatihan, serta bagaimana program masih dapat ditingkatkan lagi.
Untuk pelatihan Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja: Reaksi peserta diperoleh dengan menggunakan kuesioner online yang merupakan bagian dari modul di intranet. Peserta wajib menyelesaikan kuesioner ini sebelum dinyatakan “lulus” dari pelatihan.
Untuk keseluruhan program pelatihan: perusahaan dapat melakukan survei secara umum pada seluruh karyawan untuk mengetahui pendapat mereka mengenai pelatihan yang telah dijalankan perusahaan di bidang Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Survei ini tidak hanya menangkap reaksi peserta, tapi juga mengetahui sejauh mana peserta telah belajar dari pelatihan yang dilakukan (Tingkatan Pembelajaran).
Kuesioner yang dibagikan kepada para peserta bisa mencakup pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: seberapa bermanfaatnya pelatihan dirasakan oleh peserta, seberapa yakin peserta bahwa mereka dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari, dan juga di sini apa pelatihan masih dapat diperbaiki. Kuesioner untuk fasilitator bisa mencakup pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: apakah bahan pelajaran terlalu sulit untuk peserta, apakah susunan ruang pelatihan cukup efektif sehingga fasilitator dapat mengamati dan juga berespon terhadap seluruh peserta, dsb.
Tingkatan Pembelajaran: Mengetahui apakah peserta benar-benar belajar dalam pelatihan.
Untuk pelatihan P3K: Apakah tujuan pelatihan telah dicapai dapat diketahui melalui tes singkat di akhir pelatihan dengan pertanyaan yang relevan mengenai kompetensi peserta di bidang P3K. Selain itu, fasilitator pelatihan juga diminta melakukan observasi dan memberikan laporan apakah peserta telah memahami dan dapat melaksanakan prosedur P3K yang diajarkan. Misalnya, fasilitator pelatihan dapat mengobservasi dan memberikan laporan mengenai kemampuan CPR masing-masing peserta.
Untuk pelatihan Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja: Tingkat pembelajaran diketahui juga melalui tes singkat di akhir setiap sub-modul. Pertanyaan yang diajukan mencakup pengetahuan yang diajarkan dalam pelatihan, misalnya peserta diminta menyebutkan bahaya-bahaya yang paling utama di tempat kerja mereka, menjelaskan arti simbol tertentu yang terkait dengan kesehatan dan keselamatan kerja, serta menyebutkan alat pelindung yang harus digunakan dalam situasi tertentu.
Untuk keseluruhan program pelatihan: survei yang digunakan untuk Tingkatan Reaksi dapat mengikutsertakan beberapa pertanyaan umum mengenai pengetahuan umum karyawan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja.
Tingkatan Ketrampilan: Mengetahui apakah ada peningkatan ketrampilan setelah peserta mengikuti pelatihan.
Untuk pelatihan P3K: Hal ini diketahui dengan cara meminta seluruh peserta untuk menghadiri sesi evaluasi 1 tahun setelah mereka mengikuti pelatihan. Dalam sesi ini, peserta diminta menyelesaikan tes baik tertulis maupun praktek, misalnya prosedur CPR atau menangani luka. Hasil tes ini akan menunjukkan apakah peserta mengalami peningkatan ketrampilan yang diajarkan dalam program pelatihan.
Untuk pelatihan Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja: Tingkat ketrampilan diketahui melalui proses penilaian kinerja (performance appraisal). Setelah karyawan menyelesaikan seluruh modul pelatihan, mereka diharapkan untuk menunjukkan kinerja sesuai standar yang diharapkan pada waktu menangani bahaya kesehatan/ keselamatan di tempat kerja.
Untuk keseluruhan program pelatihan: Peningkatan kinerja di bidang kesehatan dan keselamatan kerja secara umum diketahui melalui proses penilaian kinerja yang rutin dilakukan perusahaan.
Tingkatan Organisasi: Tahapan terakhir dalam model evaluasi ini adalah mengetahui sejauh mana program pelatihan dapat meningkatkan tingkat kesadaran serta sikap seluruh anggota perusahaan terhadap kesehatan dan keselamatan kerja. Tingkatan ini hanya relevan untuk keseluruhan program pelatihan, dan tidak dapat diukur untuk masing-masing modul pelatihan. Untuk mengetahui keberhasilan di tingkatan ini, perusahaan dapat membagikan kuesioner kepada seluruh karyawan 6 bulan setelah seluruh program pelatihan diselesaikan. Kuesioner ini didesain untuk mengukur perubahan sikap karyawan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja.
PENERAPAN HASIL PELATIHAN
Perusahaan dapat mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa hasil pelatihan diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari sebagai berikut:
Pengawasan: Karyawan yang baru menyelesaikan pelatihan masih perlu diawasi oleh atasan untuk memastikan bahwa mereka dapat menerapkan hasil pelatihan di tempat kerja.
Kedekatan psikologis (psychological fidelity): Cara lain yang dapat digunakan adalah menggunakan konsep kedekatan psikologis. Misalnya, dalam pelatihan Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja, fasilitator dapat menggunakan teknologi multimedia untuk mendesain model 3 dimensi dari hotel tempat mereka bekerja sehingga karyawan lebih mudah memahami di mana letak bahaya-bahaya yang dijelaskan oleh fasilitator. Dengan demikian, karyawan dapat dengan mudah menerapkan apa yang diajarkan dalam pelatihan pekerjaan mereka sehari-hari. Pada kasus pelatihan P3K, kedekatan psikologis bisa dicapai melalui kegiatan role play. Fasilitator dapat menciptakan skenario keadaan darurat dan meminta peserta untuk berlatih menjadi petugas P3K dalam situasi tersebut.
Menyediakan alat bantu: Semua karyawan sebaiknya diberi akses untuk memperoleh bahan bacaan yang relevan dengan topik kesehatan dan keselamatan kerja. Misalnya, perusahaan dapat menyediakan brosur bagi seluruh karyawan, atau menyediakan materi secara online di intranet perusahaan.
Memasukkan kesehatan dan keselamatan kerja sebagai salah satu komponen dalam proses penilaian kinerja: Karyawan akan termotivasi untuk mempraktekkan prosedur kesehatan dan keselamatan kerja jika mereka tahu bahwa prosedur ini dinilai penting oleh perusahaan dan mereka akan mendapatkan reward jika menaatinya (dengan asumsi bahwa proses penilaian kerja di perusahaan benar-benar relevan dan terkait dengan reward seperti kenaikan gaji atau kenaikan pangkat). Karyawan yang dinilai berkinerja rendah di bidang kesehatan dan keselamatan kerja perlu diperhatikan lebih lanjut. Perusahaan dapat mempertimbangkan apakah karyawan tersebut perlu mengikuti pelatihan ulang atau tindakan lain perlu diambil (misalnya memberikan peringatan tertulis).
Written by Judithia A. Wirawan, Psi., M.Psych (Org)
Pernahkah Anda diminta untuk merancang sebuah pelatihan untuk sebuah perusahaan? Jika Anda belum pernah melakukan hal ini, barangkali Anda akan bertanya-tanya, bagaimana caranya Anda memulai rancangan Anda? Apakah Anda mulai dengan mengumpulkan materi-materi pelatihan yang sudah ada di pasaran dan kemudian menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan? Jika iya, dari mana Anda tahu apa kebutuhan perusahaan? Jika Anda sudah tahu kebutuhan perusahaan, apakah Anda yakin bahwa pelatihan yang Anda rancang merupakan pilihan yang terbaik?
Tulisan ini dimaksudkan untuk memberikan ilustrasi mengenai langkah-langkah merancang suatu pelatihan dari nol. Untuk mempermudah ilustrasi, contoh kasus berikut ini akan digunakan: Anda diminta untuk merancang pelatihan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja (occupational health and safety/ OHS) bagi para manajer dan karyawan sebuah hotel. Mengingat keterbatasan budget, klien Anda meminta agar Anda merancang pelatihan yang seekonomis mungkin dari segi waktu maupun sumber daya.
TRAINING NEED ANALYSIS
Training need analysis sebaiknya dilakukan pada tiga tingkatan analisis:
Tingkatan Organisasi: Analisis di tingkat ini berusaha mengetahui apa tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan juga apakah ada cukup “buy-in” di dalam organisasi untuk memastikan bahwa perbaikan yang ingin dicapai dapat terjadi. Dalam contoh kasus ini, tujuan utama perusahaan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja adalah untuk memastikan adanya lingkungan kerja yang aman dan sehat sehingga karyawan dapat bekerja dengan kondisi kesehatan fisik maupun mental yang optimal. Tujuan utama ini didasari oleh beberapa pemikiran, antara lain sebagai berikut:
Legalitas: Untuk memenuhi tuntutan legal dan menghindarkan adanya sanksi dari pemerintah jika perusahaan tidak memenuhi standar keamanan dan kesehatan di tempat kerja.
Efisiensi: Untuk mengurangi biaya yang terbuang karena adanya kecelakaan atau kondisi lain yang tidak sehat/ aman di tempat kerja. Tingkat kecelakaan yang tinggi juga bisa mempengaruhi keadaan SDM secara umum, misalnya mempengaruhi banyaknya karyawan yang mengundurkan diri dari perusahaan, absen, atau mengajukan protes.
Untuk memperoleh informasi seperti di atas, pihak perancang pelatihan dapat mengadakan kegiatan seperti wawancara atau Focus Group Discussion (FGD) dengan peserta dari pihak manajemen perusahaan. Metode temu muka seperti ini akan sangat bermanfaat dalam mengumpulkan informasi mengenai sikap dan buy-in pihak manajemen, karena kesuksesan pelatihan baik dari segi pelaksanaan maupun hasilnya akan tergantung pada ada atau tidaknya dukungan dari pihak manajemen. Pertanyaan yang dapat diajukan dalam wawancara atau FGD antara lain:
Apakah visi dan target perusahaan dari segi kesehatan dan keselamatan kerja?
Apakah ada tugas atau tanggung jawab karyawan yang perlu diubah untuk dapat memenuhi target ini? Jika iya, perubahan apakah yang dibutuhkan?
Apakah sikap karyawan di tempat kerja dalam hal kesehatan dan keselamatan kerja perlu diubah?
Hal-hal apa sajakah yang bisa menimbulkan resiko kesehatan/ keselamatan di tempat kerja? Bagaimana cara perusahaan mengontrol resiko tersebut?Apakah ada langkah-langkah yang perlu diketahui semua karyawan dalam rangka melakukan kontrol tersebut?
Tingkatan Operasional: Tingkatan ini berkaitan dengan job requirement. Untuk mengumpulkan informasi mengenai Knowledge, Skills dan Attitudes (KSAs) yang dibutuhkan oleh perusahaan, pihak perancang pelatihan dapat melakukan kegiatan antara lain: melakukan analisis terhadap job description yang sudah ada, membagikan kuesioner, dan observasi. Mengingat tingginya biaya serta waktu yang dibutuhkan untuk wawancara atau FGD, kedua kegiatan ini hanya perlu dilakukan di tingkat operasional untuk pekerjaan yang dianggap sangat penting. Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkatan ini antara lain:
Apa sajakah tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu?
Apakah ada perubahan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan sehubungan dengan adanya perubahaan kebijakan di tingkat organisasi dalam bidang kesehatan dan keselamatan di tempat kerja? Jika iya, perubahaan apakah itu?
Ketrampilan dan pengetahuan apa sajakah yang perlu dimiliki karyawan agar dapat memenuhi tugas dan tanggung jawabnya secara kompeten tanpa resiko terhadap kesehatan dan keselamatan?
Tingkatan Individu: Analisis di tingkat ini akan difokuskan pada KSA yang dibutuhkan oleh individu. Karyawan membutuhkan pelatihan baik untuk prestasi pribadi dan juga untuk memenuhi tuntutan pekerjaan (yang pada akhirnya akan mempengaruhi karir seperti kenaikan gaji atau promosi). Data SDM yang sudah ada mengenai pelatihan yang telah diikuti karyawan sebelumnya dapat digabungkan dengan hasil survei untuk mengetahui kesenjangan antara target perusahaan (dalam kasus ini di bidang kesehatan dan keselamatan kerja) dengan KSA karyawan yang telah dicapai selama ini. Pertanyaan yang bisa diajukan di tingkatan individu antara lain:
Ketrampilan dan pengetahuan apa saja yang sudah dimiliki karyawan?
Pelatihan apa saja yang sudah diikuti masing-masing karyawan?
Cara pelatihan seperti apa yang paling dapat memenuhi kebutuhan individu karyawan? Pelatihan di ruang kelas, pelatihan di tempat kerja, atau metode lain? Apakah lebih baik menggunakan pelatih dari luar atau dari dalam perusahaan? Apakah pelatihan sebaiknya dilakukan di dalam atau di luar jam kerja?
Apakah ada karyawan yang mempunyai keterbatasan bahasa sehingga pelatihan perlu dilakukan dalam bahasa tertentu?
ALTERNATIF SOLUSI
Selain pelatihan, ada alternatif-alternatif solusi lain yang dapat dipertimbangkan untuk mencapai target yang diinginkan perusahaan berdasarkan training need analysis. Alternatif tersebut antara lain:
Job redesign: Dilakukan dengan mengevaluasi posisi-posisi yang ada di perusahaan dan mengidentifikasi posisimana yang memiliki resiko tinggi dalam hal kesehatan atau keselamatan kerja (misalnya dalam contoh kasus perusahaan berupa hotel, pembersih jendela memiliki resiko yang lebih tinggi dibandingkan dengan petugas kebersihan dalam gedung). Jika memungkinkan, posisi-posisi yang memiliki resiko paling tinggi didesain ulang untuk meminimalkan resiko tersebut, misalnya dengan memberikan waktu istirahat yang lebih sering sehingga karyawan tidak mengalami kecelakaan karena kelelahan. Contoh lain adalah dengan memanfaatkan ilmu ergonomik untuk mendesain lingkungan kerja yang dapat meminimalkan resiko dalam hal kesehatan dan keselamatan kerja, misalnya mendesain sabuk pengaman yang mudah dan nyaman digunakan sehingga karyawan mau dan mampu menggunakannya tanpa perlu pelatihan terlebih dahulu.
Merekrut karyawan yang tepat: Sebagai salah satu alternatif, perusahaan dapat merekrut calon karyawan yang sudah pernah menjalani pelatihan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja sehingga perusahaan dapat menghemat biaya pelatihan (dengan asumsi calon karyawan tersebut tetap memenuhi persyaratan lainnya).
Alat bantu untuk karyawan baru: Untuk membantu karyawan baru mempelajari prosedur keselamatan kerja yang diterapkan perusahaan, mereka bisa diberi alat bantu berupa checklist atau instruksi yang direkam secara audio berisi hal-hal yang wajib dilaksanakan untuk memastikan keselamatan di tempat kerja, misalnya checklist untuk petugas kebersihan dalam gedung hotel antara lain terdiri dari: memasang tanda “licin” ketika mengepel lantai supaya tamu tidak terpeleset, mengenakan sarung tangan karet ketika menggunakan bahan kimia yang keras untuk membersihkan kamar mandi, dst.
Menciptakan/ memodifikasi kebijaksan perusahaan: Untuk memastikan karyawan mengikuti prosedur keselamatan kerja yang berkaitan dengan kewajiban hukum (misalnya mengenakan sabuk pengaman bagi supir perusahaan), perusahaan dapat menciptakan/ memodifikasi kebijakan perusahaan yang terkait sehingga karyawan lebih termotivasi untuk menaati hukum tersebut.
Untuk menentukan apakah pelatihan atau salah satu alternatif di atas akan lebih efektif dari segi biaya, perusahaan dapat melakukan langkah-langkah berikut ini:
Menghitung biaya serta keuntungan yang didapatkan dari pelatihan
Menghitung biaya serta keuntungan yang didapatkan dari alternatif yang lain dan membandingkannya dengan biaya/ keuntungan dari pelatihan
Beberapa contoh konkret yang dapat mengilustrasikan hal ini:
Contoh 1: Perusahaan ingin memastikan bahwa semua petugas kebersihan mengikuti prosedur keselamatan kerja. Biaya pelatihan untuk semua karyawan baru akan sangat tinggi (termasuk antara lain tetap menggaji karyawan walaupun mereka tidak bekerja selama mengikuti pelatihan dan juga biaya pelatihan itu sendiri), sementara biaya untuk mencetak checklist jauh lebih murah. Keuntungan dari pengadaan pelatihan adalah 99% dari seluruh karyawan baru akan mengikuti prosedur keselamatan kerja yang ditetapkan. Namun checklist pun dapat memastikan 96% success rate karena checklist merupakan alat bantu yang mudah dimengerti dan karyawan tidak ada alasan untuk tidak mengikutinya. Maka dalam kasus ini, checklist merupakan pilihan yang lebih baik dibandingkan dengan pelatihan.
Contoh 2: Karena adanya undang-undang baru di bidang keselamatan kerja, para manajer di perusahaan wajib memahami dan melaksanakan undang-undang baru tersebut. Biaya pelatihan bagi seluruh manajer termasuk tinggi, sementara biaya untuk mengubah kebijakan perusahaan yang terkait jauh lebih rendah. Undang-undang baru ini cukup rumit sehingga para manajer yang diminta membaca sendiri kebijakan perusahaan yang baru hanya dapat melaksanakan 50% dari prosedur yang diminta, sementara pelatihan dapat memastikan bahwa 95% para manajer dapat melaksanakannya. Mengingat sangsi dari pemerintah cukup tinggi jika perusahaan tidak menaati undang-undang baru ini, keuntungan untuk mengadakan pelatihan akan terasa jauh lebih tinggi dibandingan dengan alternatif lainnya.
METODE PELATIHAN
Jika perusahaan memutuskan bahwa pelatihan merupakan solusi yang terbaik untuk meningkatkan kinerja karyawan di bidang kesehatan dan keselamatan di tempat kerja, pertanyaan selanjutnya adalah metode pelatihan apakah yang akan digunakan?
Pelatihan di Ruang Kelas
Salah satu metode pelatihan yang paling sering dipilih oleh perusahaan adalah pelatihan di ruang kelas. Pelatihan semacam ini bisa dipilih untuk keperluan pelatihan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja jika target pelatihan memenuhi kriteria berikut ini:
Resiko tinggi jika karyawan tidak berhasil menguasai topik pelatihan ini (baik dari segi sanksi legal, kecelakaan yang mungkin terjadi, atau yang lainnya).
Jumlah peserta relatif sedikit (tidak semua karyawan perlu mengikuti pelatihan ini).
Pelatihan mencakup ketrampilan yang memerlukan latihan berulang-ulang.
Salah satu area yang memenuhi kriteria di atas adalah pelatihan P3K. Dalam kasus ini, pelatihan dapat dilakukan dengan struktur sebagai berikut:
Tujuan pelatihan: Para peserta pelatihan dapat menjadi kompeten dalam memberikan P3K di tempat kerja. Kompetensi ini mencakup kemampuan untuk:
menganalisis apakah suatu keadaan dapat dianggap darurat
memanggil pertolongan termasuk ambulans
memeriksa orang sakit atau luka
mencatat pengobatan P3K yang diberikan pada pasien
menggunakan isi kotak P3K
melakukan prosedur CPR (cardio-pulmonary resuscitation)
mengenali berbagai penyakit dan kecelakaan yang mungkin terjadi di tempat kerja serta mengetahui P3K yang dapat dilakukan untuk masing-masing kasus
Metode pelatihan: Pelatihan di ruang kelas dengan fasilitator dari luar perusahaan (fasilitator ini haruslah merupakan pengajar P3K yang disetujui oleh pemerintah).
Lamanya pelatihan: 18 jam.
Peserta: 1 karyawan per 50 orang karyawan dengan maksimum 15 peserta per sesi pelatihan.
Apakah perlu pelatihan ulang bagi peserta yang telah lulus: Ya (setiap 3 tahun sekali).
Belajar Mandiri
Metode belajar mandiri dapat digunakan target pelatihan memenuhi kriteria berikut ini:
Resiko tidak terlalu tinggi jika karyawan tidak berhasil menguasai topik pelatihan ini (baik dari segi sanksi legal, kecelakaan yang mungkin terjadi, atau yang lainnya).
Jumlah peserta relatif banyak (semua karyawan perlu mengikuti pelatihan ini).
Pelatihan lebih banyak mencakup pengetahuan dan tidak terlalu banyak mencakup ketrampilan.
Salah satu area yang memenuhi criteria di atas adalah pelatihan mengenai Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja. Dalam kasus ini, pelatihan dapat dilakukan dengan struktur sebagai berikut:
Tujuan pelatihan: Para peserta dapat mengenali bahaya-bahaya kesehatan/ keselamatan di tempat kerja (seperti bahan kimia, listrik, kegiatan mengangkat barang berat, terpeleset/ jatuh, suara yang terlalu keras, dan bekerja di tempat tinggi) serta meminimalkan efek negative dari bahaya-bahaya tersebut dengan cara menerapkan prosedur keselamatan. Kompetensi ini mencakup kemampuan untuk:
mengenali berbagai bahaya kesehatan/ keselamatan di tempat kerja
melaporkan adanya bahaya-bahaya tersebut
menjelaskan simbol-simbol yang terkait dengan kesehatan/ keselamatan kerja (misalnya simbol aliran listrik tegangan tinggi)
mengikuti prosedur kerja untuk meminimalkan resiko yang ada (termasuk cara mengangkat beban berat, mengatasi suara yang terlalu keras, bahaya bahan kimia, penggunaan alat-alat listrik, dan bahaya jatuh dari tempat tinggi) sehingga setiap karyawan dapat menjalankan pekerjaannya dengan tetap menjaga kesehatan serta keselamatan di tempat kerja
mengikuti prosedur untuk menggunakan, menyimpan, serta merawat alat-alat pelindung pribadi (seperti sarung tangan karet untuk menghindari bahaya bahan kimia)
Metode pelatihan: Belajar mandiri dengan materi pelajaran disediakan melalui intranet perusahaan. Karyawan diberikan akses log in dan mereka wajib menyelesaikan pelatihan ini dalam jangka waktu tertentu (misalnya: 1 bulan).
Lamanya pelatihan: 4 jam (yang harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan tadi).
Peserta: Semua karyawan.
Apakah perlu pelatihan ulang bagi peserta yang telah lulus: Ya (setiap 3 tahun sekali).
EVALUASI PELATIHAN
Evaluasi apakah pelatihan telah terlaksana secara efektif dapat dilakukan dengan menggunakan model yang dikembangkan oleh Kirkpatrick. Menurut model ini, ada empat tingkatan evaluasi sebagai berikut:
Tingkatan Reaksi: Menangkap reaksi peserta terhadap program pelatihan secara umum. Melanjutkan contoh kasus sebelumnya, mtode evaluasi yang dapat digunakan untuk tingkatan in adalah sebagai berikut:
Untuk pelatihan P3K: Reaksi peserta diperoleh dengan menggunakan kuesioner yang diisi peserta di akhir pelatihan. Fasilitator juga sebaiknya diminta memberikan reaksinya terhadap program pelatihan karena fasilitator dapat memberikan masukan mengenai hal-hal apa yang sudah cukup baik dalam program pelatihan, bagaimana respon peserta selama jalannya pelatihan, serta bagaimana program masih dapat ditingkatkan lagi.
Untuk pelatihan Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja: Reaksi peserta diperoleh dengan menggunakan kuesioner online yang merupakan bagian dari modul di intranet. Peserta wajib menyelesaikan kuesioner ini sebelum dinyatakan “lulus” dari pelatihan.
Untuk keseluruhan program pelatihan: perusahaan dapat melakukan survei secara umum pada seluruh karyawan untuk mengetahui pendapat mereka mengenai pelatihan yang telah dijalankan perusahaan di bidang Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Survei ini tidak hanya menangkap reaksi peserta, tapi juga mengetahui sejauh mana peserta telah belajar dari pelatihan yang dilakukan (Tingkatan Pembelajaran).
Kuesioner yang dibagikan kepada para peserta bisa mencakup pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: seberapa bermanfaatnya pelatihan dirasakan oleh peserta, seberapa yakin peserta bahwa mereka dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari, dan juga di sini apa pelatihan masih dapat diperbaiki. Kuesioner untuk fasilitator bisa mencakup pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: apakah bahan pelajaran terlalu sulit untuk peserta, apakah susunan ruang pelatihan cukup efektif sehingga fasilitator dapat mengamati dan juga berespon terhadap seluruh peserta, dsb.
Tingkatan Pembelajaran: Mengetahui apakah peserta benar-benar belajar dalam pelatihan.
Untuk pelatihan P3K: Apakah tujuan pelatihan telah dicapai dapat diketahui melalui tes singkat di akhir pelatihan dengan pertanyaan yang relevan mengenai kompetensi peserta di bidang P3K. Selain itu, fasilitator pelatihan juga diminta melakukan observasi dan memberikan laporan apakah peserta telah memahami dan dapat melaksanakan prosedur P3K yang diajarkan. Misalnya, fasilitator pelatihan dapat mengobservasi dan memberikan laporan mengenai kemampuan CPR masing-masing peserta.
Untuk pelatihan Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja: Tingkat pembelajaran diketahui juga melalui tes singkat di akhir setiap sub-modul. Pertanyaan yang diajukan mencakup pengetahuan yang diajarkan dalam pelatihan, misalnya peserta diminta menyebutkan bahaya-bahaya yang paling utama di tempat kerja mereka, menjelaskan arti simbol tertentu yang terkait dengan kesehatan dan keselamatan kerja, serta menyebutkan alat pelindung yang harus digunakan dalam situasi tertentu.
Untuk keseluruhan program pelatihan: survei yang digunakan untuk Tingkatan Reaksi dapat mengikutsertakan beberapa pertanyaan umum mengenai pengetahuan umum karyawan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja.
Tingkatan Ketrampilan: Mengetahui apakah ada peningkatan ketrampilan setelah peserta mengikuti pelatihan.
Untuk pelatihan P3K: Hal ini diketahui dengan cara meminta seluruh peserta untuk menghadiri sesi evaluasi 1 tahun setelah mereka mengikuti pelatihan. Dalam sesi ini, peserta diminta menyelesaikan tes baik tertulis maupun praktek, misalnya prosedur CPR atau menangani luka. Hasil tes ini akan menunjukkan apakah peserta mengalami peningkatan ketrampilan yang diajarkan dalam program pelatihan.
Untuk pelatihan Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja: Tingkat ketrampilan diketahui melalui proses penilaian kinerja (performance appraisal). Setelah karyawan menyelesaikan seluruh modul pelatihan, mereka diharapkan untuk menunjukkan kinerja sesuai standar yang diharapkan pada waktu menangani bahaya kesehatan/ keselamatan di tempat kerja.
Untuk keseluruhan program pelatihan: Peningkatan kinerja di bidang kesehatan dan keselamatan kerja secara umum diketahui melalui proses penilaian kinerja yang rutin dilakukan perusahaan.
Tingkatan Organisasi: Tahapan terakhir dalam model evaluasi ini adalah mengetahui sejauh mana program pelatihan dapat meningkatkan tingkat kesadaran serta sikap seluruh anggota perusahaan terhadap kesehatan dan keselamatan kerja. Tingkatan ini hanya relevan untuk keseluruhan program pelatihan, dan tidak dapat diukur untuk masing-masing modul pelatihan. Untuk mengetahui keberhasilan di tingkatan ini, perusahaan dapat membagikan kuesioner kepada seluruh karyawan 6 bulan setelah seluruh program pelatihan diselesaikan. Kuesioner ini didesain untuk mengukur perubahan sikap karyawan di bidang kesehatan dan keselamatan kerja.
PENERAPAN HASIL PELATIHAN
Perusahaan dapat mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa hasil pelatihan diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari sebagai berikut:
Pengawasan: Karyawan yang baru menyelesaikan pelatihan masih perlu diawasi oleh atasan untuk memastikan bahwa mereka dapat menerapkan hasil pelatihan di tempat kerja.
Kedekatan psikologis (psychological fidelity): Cara lain yang dapat digunakan adalah menggunakan konsep kedekatan psikologis. Misalnya, dalam pelatihan Bahaya-Bahaya Kesehatan/ Keselamatan di Tempat Kerja, fasilitator dapat menggunakan teknologi multimedia untuk mendesain model 3 dimensi dari hotel tempat mereka bekerja sehingga karyawan lebih mudah memahami di mana letak bahaya-bahaya yang dijelaskan oleh fasilitator. Dengan demikian, karyawan dapat dengan mudah menerapkan apa yang diajarkan dalam pelatihan pekerjaan mereka sehari-hari. Pada kasus pelatihan P3K, kedekatan psikologis bisa dicapai melalui kegiatan role play. Fasilitator dapat menciptakan skenario keadaan darurat dan meminta peserta untuk berlatih menjadi petugas P3K dalam situasi tersebut.
Menyediakan alat bantu: Semua karyawan sebaiknya diberi akses untuk memperoleh bahan bacaan yang relevan dengan topik kesehatan dan keselamatan kerja. Misalnya, perusahaan dapat menyediakan brosur bagi seluruh karyawan, atau menyediakan materi secara online di intranet perusahaan.
Memasukkan kesehatan dan keselamatan kerja sebagai salah satu komponen dalam proses penilaian kinerja: Karyawan akan termotivasi untuk mempraktekkan prosedur kesehatan dan keselamatan kerja jika mereka tahu bahwa prosedur ini dinilai penting oleh perusahaan dan mereka akan mendapatkan reward jika menaatinya (dengan asumsi bahwa proses penilaian kerja di perusahaan benar-benar relevan dan terkait dengan reward seperti kenaikan gaji atau kenaikan pangkat). Karyawan yang dinilai berkinerja rendah di bidang kesehatan dan keselamatan kerja perlu diperhatikan lebih lanjut. Perusahaan dapat mempertimbangkan apakah karyawan tersebut perlu mengikuti pelatihan ulang atau tindakan lain perlu diambil (misalnya memberikan peringatan tertulis).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar